Šiandieniniame nuolat kintančiame pasaulyje organizacija turi būti pasirengusi bet kuriuo metu prisitaikyti ar pakeisti savo veiklą atsižvelgiant į rinkos pokyčius. Jei įmonė nebus pasiruošusi to padaryti, ji greitai atsiliks nuo aktyvesnių konkurentų. Kad taip neatsitiktų, reikia pasitelkti pokyčių valdymą.

 

Kas yra pokyčių valdymas?

 

Pokyčių valdymas apibrežia sisteminius ir strateginius procesus, palengvinančius organizacinius pokyčius įmonėje. Organizaciniai pokyčiai gali būti susiję su daugeliu dalykų, pavyzdžiui:

• Komandos procesų ir darbo eigos tobulinimu;
• Naujų įrankių ir technologijų pristatymu komandai;
• Veiklos ir verslo tikslų keitimu.

Apibendrinant, organizaciniai pokyčiai įvyksta kai yra ženkliai nukrypstama nuo dabartinio veiklos modelio.

 

7 sėkmingo įgyvendinimo žingsniai

 

Statistika rodo, kad maždaug 70 % pokyčių žlunga arba nėra sėkmingi dėl darbuotojų pasipriešinimo ir paramos stokos. Kad taip neatsitiktų su Jūsų vykdomais pokyčiais, rekomenduojame 7 žingsnius, kurie padės pokyčius įgyvendinti sėkmingiau.

 

1. Nustatykite pokyčių poreikį

 

Komandos niekada neturėtų pradėti reikšmingų savo veiklos pakeitimų be aiškios priežasties ir suvokimo KODĖL reikia tai daryti. Šis identifikavimas gali įvykti įvairiuose lygiuose:

• Komandos nariai gali atpažinti savo darbo eigos kliūtis ar problemas;
• Vadovai gali pastebėti produktyvumo kritimą ar praleistas galimybes padidinti produktyvumą;
• Vadovai randa būdus, kaip sumažinti išlaidas ir/ar padidinti pelną.

Atpažinus problemą svarbu nustatyti problemos šaltinį ir spręsti būtent jį, o ne atlikinėti šoninius pakeitimus. Pagrindinių priežasčių analizė bus Jūsų pokyčių valdymo procesų varomasis veiksnys, nes padės ne tik Jūsų komandai sutelkti dėmesį į pakeitimus, kurie turi reikšmingą ir galingą poveikį Jūsų veiklai, bet ir suprasti kodėl šie pokyčiai yra svarbūs bei reikalingi.

 

 

2. Nusimatykite tikslus ir numatomą jų poveikį

 

Aiškiai supratus, ką ir kodėl reikia keisti, svarbu apibrėžti tikslus ir numatomą pokyčių poveikį kiekvienam inicijuotam pokyčių atvejui. Pirma, rekomenduojame nusistatyti kiekybinius tikslus – tam tikri KPI, finansiniai tikslai ir kt. Tuomet apgalvoti kokybinę pusę – pasvarstykite kaip atrodo įmonė po pokyčių įgyvendinimo, kaip atrodo ne tik apčiuopiami patobulinimai (pvz. supaprastinta darbo eiga), bet ir kultūriniai – darbuotojų pasitenkinimo rodiklis, motyvacija ir kt.

Kai ateities vizija tampa aiškesnė ir konkretesnė, galima pradėti formuoti pokyčių pagrindą, nes jau žinoma ar pakeitimai bus minimalūs ir prisitaikantys prie dabartinių procesų, pereinamieji ar visiškai transformaciniai.

 

3. Įtraukite visas suinteresuotas šalis

 

Kreipiantis į komandą ir vadovus su pokyčių pasiūlymu, rekomenduojame pagrindinį dėmesį skirti pelnui ir produktyvumui. Dažniausiai pasiūlymas sudaromas atsižvelgiant į sutaupytus pinigus, papildomai uždirbtus pinigus ir (arba) galimas galimybes ateityje gauti finansinės naudos. Svarbu argumentuoti kodėl toks pokytis reikalingas norint pakelti rodiklius. Taip pat, reikėtų parodyti kaip siūlomi pokyčiai atitinka įmonės misiją ir viziją, tobulina procesus, kultūrą ir kita. Galiausiai, sutelkite dėmesį į darbuotojų įsitraukimą į pokyčius:

• Nustatykite, kas yra konkrečiai susijęs ir bus paveiktas pokyčių;
• Nustatykite ir iškomunikuokite kokios teigiamos ar neigiamos įtakos turės pokytis šioms suinteresuotoms šalims;
• Aiškiai pateikite ko iš šių asmenų bus tikimąsi pereinamuoju laikotarpiu ir įgyvendinus pokyčius.

Prisiminkite: pasipriešinimas pokyčiams yra natūralus procesas. Geriausias būdas su tuo kovoti – nuo ​​pat pradžių įtraukti visas suinteresuotas šalis į planą ir procesą, suteikti palankią aplinką pokyčiams.

 

 

4. Sukurkite planą bendradarbiaujant su kitais

 

Įtraukiant suinteresuotas šalis, apsvarstykite ir suformuluokite pagrindinius tikslus taip, kad jie būtų svarbūs kiekvienam asmeniui. Nors galutinį žodį nustatydami KPI ir panašius dalykus turėsite Jūs, šiame etape įsiklausydami į darbuotojus užtikrinsite, kad keliami tikslai bus pasiekiami ir realūs.

Kartu su savo komanda nustatykite išteklius, reikalingus sėkmingam ir efektyviam pokyčių įgyvendinimui. Remiantis turimais ištekliais bei vadovų nurodymais ir rekomendacijomis sukurkite pokyčių plano laiko juostą (Gantt diagramą). Kai visos susijusios šalys žinos:

• Ką reikia padaryti;
• Kada/iki kada tai turi būti padaryta;
• Kokie ištekliai reikalingi/turimi, kad tai įvyktų;

… tada galima kurti visą galutinį planą.

Kurdami planą įtraukite visą komandą, kad būtų nuosekliai laikomasi geriausių praktikų ir galimos plano problemos būtų nustatytos ir sprendžiamos nedelsiant.

 

 

5. Suplanuotų pokyčių įgyvendinimas

 

Pasirengus pradėti įgyvendinti suplanuotus įmonės pokyčius, rekomenduojame laikytis kelių praktikų:

• Vykdykite atvirą komunikaciją tarp visų suinteresuotų šalių. Praleisti pranešimai ir nesusikalbėjimas gali sukelti painiavos komandoje, tad svarbu, jog visi žinotų kas yra atliekama, kada ir kokia kryptimi judama.
• Visoms suinteresuotoms šalims suteikite reikiamą prieigą prie išteklių, reikalingų veiksmingai įgyvendinti numatytus pokyčius.
• Suteikite suinteresuotoms šalims pakankamai laiko įgyvendinti būtinus darbo eigos pakeitimus. Laiko valdymas yra itin svarbi ir dėmesio reikalaujnti užduotis vykstant pokyčių įgyvendinimo etapui.

 

 

6. Valdykite pokyčius, stebėkite našumą ir įvertinkite pažangą

 

Įgyvendinimo etape svarbu, jog viskas vyktų pagal planą. Todėl, pirmiausia, nuolat skatinkite komandą:

• Laikytis grafiko arba jį aplenkti;
• Išteklius naudoti laisvai, bet produktyviai;
• Palaipsniui įsisavinti pokyčius kaip „naują veiklos būdą“.

 

 

Kai komanda pradeda rodyti pažangą, pripažinkite pastangas ir rezultatą – pagirkite greitas pergales ir kitus, palyginti nedidelius, patobulinimus – taip komanda bus motyvuota tiek praktiniu, tiek emociniu požiūriu. Be to, svarbu pašalinti bet kokius trikdžius ar kitas problemas nelaukiant kol jie galimai sužlugdys projektą. Nenumatytų atvejų planavimas yra svarbus aspektas į kurį reikia atsižvelgti ankstesniuose pokyčių proceso etapuose.

Galiausiai, priminkite komandai ir pavieniams darbuotojams kaip daromas pokytis paveiks jų darbinį gyvenimą ir kokia bus ateitis. Tai svarbu siekiant išlaikyti motyvaciją, taip pat stengiantis užtikrinti, kad pokytis „priliptų“.

 

7. Įtvirtinkite pokyčius ir tobulinkite procesą

 

Pabaigus tam tikrą pokyčių iniciatyvą, laukia dvi pagrindinės užduotys:

• Suorganizuoti projekto aptarimą įtraukiant visas suinteresuotasias šalis. Jo metu aptariama kaip praėjo procesas, kas sekėsi gerai, kur viskas pasisuko ir ką galima padaryti, kad patobulintumėte pokyčių valdymo procesą ateityje.
• Užtikrinti, kad pokyčiai, kuriuos įgyvendinote, taptų nauju komandos veikimo principu, nauja norma. Tai gali reikšti standartinių darbo procedūrų, darbuotojo atsakomybių ar bet kurios kitos atitinkamos įmonės vidaus dokumentacijos pakeitimus.

---

Turite klausimų? Susisiekite su mokymų centro vadove Aiste Kirjazovaite, el. paštu: mokymai@infoera.lt arba tel.: +370 699 05000

Susisiekti